E-Mails mit personenbezogenen Daten müssen geschützt sein
Dies gilt natürlich nicht nur für Inhalte mit personenbezogenen Daten sondern auch für betriebsinterne Informationen! Es ist leichter als Sie denken E-Mail Verkehr abzufangen.
Für alle Windows Benutzer gibt es eine gute Nachricht. Wer Office verwendet kann ganz einfach Office Dateien wie Word oder Excel mit einem Passwort versehen:
Navigieren Sie im geöffneten Dokument auf "Datei". Bei Windows 10 sieht das dann so aus: (Wenn Sie eine ältere Windows Version benutzen bitte über die Hilfefunktion suchen)
Wenn Sie "Dokument schützen" anklicken bekommen Sie eine Auswahl von Möglichkeiten aus der Sie "Mit Kennwort verschlüsseln" wählen.
WICHTIG: Merken Sie sich das Passwort und schreiben Sie es auf.
Auch hier gilt mindestens 8 Zeichen mit Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen.
Nun kann das ausgewählte Dokument nur noch mit diesem Passwort geöffnet werden.
Die Übermittlung des Passwortes zum E-Mailempfänger kann dann vorab entweder telefonisch oder per SMS erfolgen.
BITTE NICHT ÜBER WHATS-APP VERSCHICKEN!!
Sollten Sie häufiger Passwortgeschützte Dateien verschicken, sollte man auch hier in regelmäßigen Abständen das Passwort ändern. Es muss ja nicht wöchentlich sein aber alle 3 Monate ist eine Empfehlung.
By-The-Way:
Hat Ihr Handy eine Virus Software? Die meisten PC´s und Laptops haben so etwas. Beim Handy sind wir deutlich nachlässiger obwohl wir dort viele sensible Daten bevorraten, verschicken und empfangen.