Diese Fragen stellen sich viele Firmen. Leider ist die Beantwortung auch bei hinzuziehen der Gesetzestexte nicht 100% klar, zu mindestens nicht bei kleineren Betrieben. Ich beziehe mich hier ausschließlich auf die Regelungen ab dem 25.5. sowie die nicht öffentlichen Stellen.
Generell ist die Benennung zum Datenschutzbeauftragten Pflicht für Firmen, die mehr als 9 Personen beschäftigen (Aushilfen eingeschlossen) welche sich mit der automatisierten (Computer) Verarbeitung mit personenbezogenen Daten beschäftigen. Nehmen die Verantwortlichen oder der Auftragsverarbeiter Verarbeitungen vor, die einer Datenschutz-Folgeabschätzung unterliegen, oder verarbeiten Sie personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung, haben Sie unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter einen Datenschutzbeauftragten zu bennen. Bei nicht automatisierter Verarbeitung gibt die Benennungspflicht ab 20 Mitarbeiter (BDSG § 38, DSGVO Art. 37)
Wenn Sie Definitionen zu den Begriffen automatisierte Verarbeitung, personenbezogene Daten oder Datenschutz-Folgeabschätzung haben, lesen Sie bitte über die jeweiligen Links mehr darüber.
Was heißt das nun konkret? Da in Firmen fast überall personenbezogene Daten verarbeitet werden und in den meisten Firmen alle Mitarbeiter Zugang zu Computern haben, sollte jede Firma mit mehr als 9 Mitarbeitern einen Datenschutzbeauftragten benennen. Bei Handwerksbetrieben zum Beispiel, sollte auf jeden Fall ab 20 Mitarbeitern ein Datenschutzbeauftragten benannt werden. In der Regel haben auch bei kleineren Handwerksbetrieben die Mitarbeiter Zugriff auf personenbezogene Daten. Auch der Arbeitszettel mit Kundendaten wie Name, Anschrift, Telefonnummer sowie detaillierten Angaben über Handwerksprojekte, stellen personenbezogene Daten dar.
Aber was ist nun mit Betrieben mit 2,3 oder 4 Mitarbeitern? Die Antwort liegt in der Frage ob in der Firma vorbereitende Arbeiten zur Lohnbuchhaltung durchführt werden. Damit liegen besondere personenbezogene Daten von den Mitarbeitern vor, die in der Regel an den Steuerberater oder an das Lohnbüro übertragen werden. Hier wäre auf jeden Fall eine Datenschutz-Folgeabschätzung fällig und somit auch die Benennung eines Datenschutzbeauftragten.
Viele kleinere Betriebe werden wahrscheinlich abwarten bis die ersten Bußgelder fällig werden. Experten vermuten, das die fehlende Bestellung des Datenschutzbeauftragten der Hauptgrund für Bußgelder sein wird.
Wenn Sie sich nicht sicher sind ob Sie für Ihre Firma einen Datenschutzbeauftragten benennen müssen, nehmen Sie einfach Kontakt mit mir auf oder nutzen Sie meinen DSGVO-Check.
